ОРЕНДА АВТО У ВІДРЯДЖЕННІ: ЧИ РОЗРАХОВУВАТИ НА ПОДАТКОВІ ВИТРАТИ

ОРЕНДА АВТО У ВІДРЯДЖЕННІ:

ЧИ РОЗРАХОВУВАТИ НА ПОДАТКОВІ ВИТРАТИ

Наше підприємство часто відправляє увідрядження своїх торговельних представ-

ників як територією України, так і за кордон. Зазвичай у поїздках вони користуються громадським транспортом, проте інколи (особливо за кордоном) це не зовсім зручно. Тож із дозволу керівництва працівники беруть авто напрокат (в оренду).

Підкажіть, чи можемо ми відшкодувати колегам витрати на оренду авто та на пальне

для його заправки та чи маємо право такі затрати віднести до податкових?

М. Івашків, головний бухгалтер

ВІДПОВІДЬ: Так, витрати на оренду авто у відрядженні дозволено відшкодувати та віднес-

ти до податкових затрат. За сприятливих обставин те саме можна сказати й про пальне для ви-

найманого авто. Обговоримо це детальніше.

·         Оренда авто.

Як усі пам'ятають, працівникові слід відшкодувати витрати на проїзд за

час відрядження, на цьому наполягає ст. 121 Кодексу законів про працю України1 (далі —

КЗпП). Жодних обмежень стосовно орендованого авто згаданий норматив не містить, тож спокійно проводимо компенсацію.

   А тепер зазирнемо в пп. 140.1.7 Податкового кодексу України (далі — ПКУ'), в абз. 1 яко-

го, зокрема, зазначено: до податкових витрат можна віднести документально підтверджені

фактичні затрати відрядженого на проїзд (у т.ч. перевезення багажу, бронювання транс-

портних квитків) до місця відрядження, назад та за місцем відрядження (у т.ч. і на орендованому транспорті). Хвала нормотворцям! ПКУ дає добро на віднесення до податкових витрат затрат на оренду транспорту під час відрядження.

   Окрім того, працює загальне правило: під час компенсації витрат на відрядження, які потрапляють до податкових витрат згідно з пп. 140.1.7 ПКУ податку на доходи фізосіб із суми компенсації утримувати не потрібно (п. 170.9 та пп. 165.1.11 ПКУ).

   Додатково радимо в наказі про поїздку вказати, що керівництво згодне на компенсацію

витрат на оренду авто в службових поїздках. Якщо ж цього зроблено не буде — не біда. По

завершенні відрядження працівник подасть заяву на ім'я керівника з проханням компенсувати

витрати на прокат (оренду) авто. Така заява з погоджувальним написом директора й буде сигналом для бухгалтерії оплатити оренду авто.

   Тепер пригадаймо, що разом зі Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або

під звіт (далі — авансовий звіт), за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 23.12.10 р.№ 996,

працівник має принести в бухгалтерію підтвердні документи (пп. 140.1.7 ПКУ). На думку автора,

для оренди авто ними слугуватимуть:

— договір оренди (прокату);

— розрахункові документи (касовий і товарний чек, розрахункова квитанція, квитанція від

прибуткового касового ордера), що підтверджуватимуть оплату за оренду автомобіля.

   Додатковими документами можуть бути: акт приймання-передачі наданих послуг; рахунок,

що надає орендодавець для оплати зазначених послуг тощо. Аналогічну думку виказали податківці в підкатегорії 110.07.22 Єдиної бази податкових знань

На замітку! Якщо авто орендують за кордоном, то пам'ятаймо про особливості документообігу в різних державах. На цьому наголошує й п. 15 р. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон4 у редакції наказу Мінфіну України від 17.03.11 р. № 362 (далі — Інструкція про відрядження): у разі відрядження до іншої країни підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв 'язку з таким відрядженням витрат, оформлюють за законодавством відповідної держави. Від себе радимо перекласти закордонні документи українською, не відкладаючи цю справу в довгу шухляду. Це збереже Вам час і нерви під час перевірки податківцями, адже за їхнім запитом Ви повинні забезпечити за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою (абз. 11 пп. 140.1.7 ПКУ). За перекладом звертаються до спецфірми або ж залучають фахового працівника Вашого підприємства (див. лист ДПАУ від 05.05.11 р. № 8434/6/15-0315)

·         Витрати на пальне для орендованого авто.

На жаль, у пп. 140.1.7 ПКУ жодним словом не згадано про можливість відшкодування працівнику та включення до податкових витрат затрат на пальне для орендованого авто.

   Багато хто з читачів заперечить: якщо дозволено компенсацію та віднесення до витрат за ПКУ оренди авто, то так само має бути і з пальним. І це логічно, адже транспортний засіб без бензину (дизпалива) в подорожі нікому не потрібний. Тож постає дилема: включати до податкових витрат затрати на пальне для орендованого авто чи ні. На наш погляд — так. подібні витрати на пальне мають право осісти в податкових витратах у якості затрат на відрядження (пп.пп. 138.10.2 або 138.10.3 — залежно від того, кого направляли в службову поїздку), оскільки вони — незмінний супутник оренди

авто. До речі, не зайвим буде внести інформацію про компенсацію пального у відрядженні

в наказ про службову поїздку.

   Але не виключено, що податківці виступатимуть проти такого підходу, тож будьте готові

відстоювати власну позицію.

   Для дуже обережних підійде хід конем: працівнику витрати на пальне компенсувати відповідно до вимог ст. 121 КЗпП, а от у податкові затрати цю суму не ставити (додблагом тут і не пахне — працівникові компенсують ті затрати, які він поніс із дозволу керівника під час виконання своїх службових обов'язків).

Кілька слів про документальне підтвердження витрат на паливо. Безперечно, підійдуть розрахункові документи (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, квитанція від прибуткового касового ордера) чи інші документи (для закордонних поїздок).

   Окрім того, варто чітко знати, скільки кілометрів наїздив працівник та яку кількість палива споживає транспортний засіб у перерахунку на 100 км.

   Для цього радимо отримати в орендодавця відповідні папери (в ідеалі — з підписом відповідальної особи й печаткою орендодавця). Якщо ж Ви наперед знаєте, що подібного документа

Вам не бачити як власних вух, то в наказі про відрядження вкажіть маршрут, за яким відряджений повинен їздити в службовій поїздці, та приблизну відстань за весь термін відрядження,

що колега подолає на орендованому авто.

   Після завершення вояжу, спираючись на договір оренди, Ви дізнаєтесь, яке саме авто орендував працівник. І на основі цієї інформації та Норм витрат палива й мастильних матеріалів на автомобільному транспорті5, затверджених наказом Мінтрансу України від 10.02.98 р. № 43,

або всесвітньої павутини Іпіегпеї (або ж книжок, довідників тощо) Ви легко визначите, скільки

використано палива на 100 км пробігу авто.

   Дані про нормативні витрати палива (їх додатково можна завірити печаткою Вашого підприємства та підписом головбуха) та наказ із маршрутом будуть додатковими аргументами у відстоюванні права на податкові витрати за ПКУ що до затрат на паливо у відрядженні.

ПІДСУМУЄМО: витрати на оренду авто у відрядженні можна компенсувати працівнику

та віднести до податкових витрат за пп. 140.1.7 ПКУ Окрім того, на нашу думку, затрати на

паливо, використане під час поїздок на орендованому авто, також можна компенсувати

та включити до податкових витрат у якості затрат на службову поїздку.

Олена Стахів

консультант із бухгалтерського

та податкового законодавства, м. Львів